Запит до архіву: як написати заяву — зразок та подання

Що таке запит до архіву і які документи можна отримати

Запит до архіву, це письмова заява фізичної чи юридичної особи з проханням надати архівну довідку, копію або витяг із документів, що зберігаються в архіві. Порядок виконання архівними установами запитів та оформлення архівних довідок затверджено наказом Мін’юсту України від 02.03.2015 № 295/5, і саме цей документ визначає, як архів має реагувати на вашу заяву.

Через архівний запит можна отримати:

• архівну довідку про підтвердження трудового стажу та заробітну плату;
• довідки про народження, смерть, укладання шлюбу з метричних книг і книг ЗАГС;
• довідки про навчання, присвоєння кваліфікації;
• відомості про реєстрацію місця проживання;
• підтвердження родинних відносин;
• інформацію про факт репресії та реабілітацію.

Загальний огляд процедури дивіться на сторінці Архівна довідка: як отримати в Україні.

Як написати запит в архів: структура заяви

Заява до архіву про видачу документів пишеться у вільній формі, але без обов’язкових реквізитів її повернуть. Правильна структура виглядає так:

1. Шапка: назва архіву, від кого (ПІБ повністю), адреса для відповіді, телефон або електронна пошта.
2. Назва: «Заява про надання архівної довідки».
3. Суть запиту: що саме підтвердити, назва установи, посада, роки.
4. Мета отримання довідки.
5. Перелік додаткових відомостей: зміни прізвища, виправлення в документах.
6. Підпис і дата.

Чим точніше описані роки та назви, тим вищі шанси отримати довідку з першого разу. Розмиті формулювання на кшталт «підтвердьте всю трудову діяльність» майже гарантовано дають неповну відповідь.

Заява про підтвердження трудового стажу

Заява про підтвердження стажу роботи потрібна, коли трудова книжка втрачена, записи нечитабельні або містять виправлення. У тексті вкажіть: назву підприємства, період роботи, посаду, а якщо запис виправлений, опишіть виправлення дослівно і попросіть архів підтвердити відомості з наказів про прийняття та звільнення, а не з самої книжки. Деталі підготовки до пенсійного оформлення розібрані на сторінці Довідка про стаж роботи для пенсійного фонду.

Заява про архівну довідку про заробітну плату

Для довідки про зарплату вкажіть точну назву підприємства, посаду, конкретні роки (наприклад, «за 1988–1992 роки») і мету: перерахунок пенсії. Якщо не знаєте точних дат, напишіть приблизний період і попросіть архів уточнити за особовими рахунками. Довідки, потрібні для соціального захисту громадян, надаються безоплатно (джерело: Дія, перевірено 11.09.2026).

Заяви про довідки про народження, смерть та шлюб

Такі запити подають, коли свідоцтво втрачено або потрібне підтвердження для спадкової справи. Вкажіть ПІБ особи, дату і місце народження (смерті, шлюбу) наскільки відомо, імена батьків чи подружжя. Метричні книги старих періодів зберігаються в обласних державних архівах, пізніші записи про акти цивільного стану: в архівах відділів ДРАЦС. Зразки та особливості дивіться тут: довідка про народження, довідка про реєстрацію місця проживання, довідка БТІ.

Заява про підтвердження родинних відносин

Така довідка потрібна для спадщини, оформлення пільг чи встановлення родинних зв’язків у суді. У заяві опишіть ланцюжок: хто, з ким і в якому ступені спорідненості, та попросіть архів підтвердити відомості з наявних документів (метричних книг, книг ЗАГС, особових справ).

Заява про підтвердження факту репресії

Відомості про репресованих осіб зберігаються у галузевих державних архівах та архівах СБУ. У заяві вкажіть ПІБ репресованого, рік народження, місце проживання на момент репресії та попросіть довідку про факт репресії або реабілітації. Такі довідки часто потрібні для соцвиплат і відновлення прав.

Куди подавати: який архів обрати

Тип запиту	Куди подавати	Строк	Вартість
Стаж, зарплата	Трудовий або міський архів за місцем діяльності підприємства	від 7 до 30 днів (джерело: Сарненська міська рада, перевірено 11.09.2026)	безоплатно для соцзахисту
Народження, шлюб, смерть (старі записи)	Обласний державний архів	до 30 днів	безоплатно для соцзахисту
Навчання	Обласний архів або архів закладу освіти	до 30 днів	вартість підтверджує менеджер
Репресії	Галузевий архів, архів СБУ	до 30 днів	вартість підтверджує менеджер

Платні послуги архівів регулює Постанова КМУ №639, але довідки для пенсії та інших соцвиплат залишаються безоплатними.

Як подати запит і коли це робити

Подати запит можна трьома способами: особисто в архіві (з відміткою про прийняття на вашій копії), рекомендованим листом поштою з описом вкладення або онлайн через сайт архіву. Онлайн-подання економить час, але переконайтеся, що отримали підтвердження реєстрації запиту: строк у 30 днів відлічується саме з реєстрації (джерело: Львівська ОДА, перевірено 11.09.2026).

Коли подавати: заздалегідь, до подачі основного пакета документів. Для пенсії почніть за кілька місяців, щоб був запас на повторні запити, якщо перший запит повернули або відповіли неповно.

Лист-відмова архіву: що робити

Лист-відмова архіву, це офіційна відповідь, де пояснюють причину: документи не зберігаються, запит подано не за адресою, відсутні обов’язкові реквізити. Часта причина відмови, це формулювання «підтвердьте стаж загалом» без назви установи. Переформулюйте запит конкретніше і подайте повторно до архіву, де справа реально зберігається.

Якщо строк у 30 днів минув, а відповіді немає, письмово нагадайте про запит і попросіть реєстраційний номер. Далі подавайте скаргу керівнику архіву або до вищої установи. При безпідставній відмові її можна оскаржити в тому ж порядку.

Сценарій: стаж втрачено після ліквідації підприємства

Ситуація: трудова книжка втрачена, підприємство ліквідоване у 1990-х. Кроки: знайдіть правонаступника або архів, куди здані документи (через обласний державний архів), подайте заяву про підтвердження стажу з назвою підприємства та роками роботи, за потреби зробіть запит і про зарплату. Результат: довідка протягом 30 днів, безоплатно, оскільки мета запиту: призначення пенсії.

Якщо потрібна довідка про навчання, порядок дій майже той самий: Архівна довідка про навчання: зразок та порядок отримання.