Архівна довідка БТІ: що це та як отримати

Архівна довідка БТІ, це документ, який бюро технічної інвентаризації готує на підставі архівних справ БТІ: у них зберігаються реєстраційні та технічні дані про нерухомість за минулі роки. Така довідка підтверджує, кому належав об’єкт на певну дату, які в нього характеристики та як змінювалися власники. Порядок виконання архівними установами запитів та оформлення архівних довідок визначає наказ Мін’юсту України від 02.03.2015 № 295/5 (перевірено 11.09.2026).

Якщо вам потрібна довідка з іншого архіву, наприклад про народження або про реєстрацію місця проживання, читайте окремі матеріали: архівна довідка про народження: зразок та порядок отримання і архівна довідка про реєстрацію місця проживання. Загальні правила складання заяви описані в матеріалі запит до архіву: як написати заяву.

Що підтверджує архівна довідка БТІ

Інформаційна довідка БТІ підтверджує три речі: технічні дані об’єкта (площа, поверх, рік побудови, матеріали), наявність або відсутність зареєстрованого права власності на конкретну дату та переходи права власності між особами. Технічний паспорт БТІ фіксує лише характеристики будівлі на момент останньої інвентаризації, тоді як довідка відтворює історію реєстрацій за архівними справами БТІ.

Окремі види довідок відповідають на різні запитання. Довідка про наявність права власності станом на 31.12.2012 показує, хто був власником на момент, коли облік вівся в БТІ. Довідка щодо переходу права власності відображає весь ланцюжок: хто, коли і на якій підставі передавав об’єкт.

Коли потрібна архівна довідка БТІ

Найчастіше документ замовляють у чотирьох ситуаціях:

• Спадщина: щоб нотаріус міг видати свідоцтво про право на спадщину, йому треба підтвердити, що нерухомість належала померлому.
• Купівля-продаж: покупець перевіряє історію об’єкта перед укладенням договору купівлі-продажу.
• Судові справи: рішення суду про визнання права власності часто спирається саме на архівні дані.
• Дарування та інші угоди: дарувальник підтверджує своє право, яке виникло до 2013 року.

Довідка для нотаріальних дій має особливе значення: без підтвердження права власності за старими реєстрами нотаріус не може вчинити дію з об’єктом.

Довідка архівної установи для припинення юридичної особи

Архівні довідки потрібні не лише для нерухомості. Для державної реєстрації припинення юридичної особи в результаті ліквідації подається довідка архівної установи про прийняття документів, що підлягають довгостроковому зберіганню (джерело: Дія, перевірено 13.09.2026). Тобто перед закриттям підприємства його документи здають на архівне зберігання, а архів видає підтвердження про їх прийняття. Логіка та сама, що й з довідками БТІ: установа підтверджує лише те, що зберігається в її фондах, і саме тому її підтвердження має реєстраційну силу.

Чому нотаріус не може перевірити реєстрацію без довідки

Для об’єктів, зареєстрованих до 31.12.2012, дані про право власності зберігаються лише в архівах БТІ. Витяг з Державного реєстру прав на нерухоме майно, який нотаріус бачить у своїх системах, містить реєстрації лише за новим реєстром і не показує стару історію. Тому нотаріус формує запит нотаріуса до відповідного БТІ, а адвокат у судовій справі може використати адвокатський запит. Це не формальність: без архівної довідки неможливо встановити, чи не було об’єкта у спільній власності або чи не порушені чиїсь права.

Довідка БТІ чи витяг з реєстру: чим вони відрізняються

Критерій	Архівна довідка БТІ	Витяг з Державного реєстру прав на нерухоме майно
Джерело даних	Архівні справи БТІ	Електронний реєстр прав
Період реєстрацій	До 31.12.2012 та історичні дані	Реєстрації після запровадження реєстру (з 2013 року)
Що підтверджує	Технічні дані, наявність чи відсутність права, переходи власності	Актуальний зареєстрований власник та обтяження
Хто замовляє	Заявник особисто, представник за довіреністю, запит нотаріуса, адвокатський запит	Будь-яка особа через реєстратора або онлайн
Типове застосування	Спадщина, суд, перевірка історії об’єкта	Поточні угоди, перевірка стану права

Два документи не замінюють, а доповнюють одне одного: витяг показує сьогодення, довідка БТІ відкриває минуле об’єкта.

Які документи потрібні для отримання довідки

Базовий набір для фізичної особи: письмова заява, паспорт та РНОКПП, документи на нерухомість (свідоцтво про право власності, технічний паспорт БТІ, договір купівлі-продажу або інший правоустановчий документ). Інформація видається на підставі письмової заяви; звернутися можна особисто або через довірену особу з нотаріально засвідченим дорученням (джерело: Львівська ОДА, перевірено 11.09.2026).

Юридичні особи додатково подають документи, що підтверджують повноваження представника. Якщо довідку замовляє адвокат, до заяви додається адвокатський запит; тарифи на обробку таких запитів кожне БТІ встановлює своїм рішенням, тому їх варто уточнювати безпосередньо в установі. Для нотаріальної дії документ часто замовляє сам нотаріус своїм запитом, і тоді від заявника нічого додатково не потрібно.

Як замовити довідку онлайн

Онлайн-замовлення інформаційної довідки БТІ економить візит до установи. Правила оформлення замовлення прості: ви подаєте заявку на сайті або через сервіс супроводу, вказуєте адресу об’єкта та мету отримання, а потім сплачуєте послугу. Реквізити та оплата послуг БТІ завжди прив’язані до конкретної установи: рахунок для оплати надає саме той БТІ, який зберігає архівні справи БТІ по вашому об’єкту. Після оплати заявка передається на виконання, а готову довідку можна отримати електронно або в паперовому вигляді, залежно від вимог установи, для якої ви її замовляєте.

Вартість та строки виконання

Єдиного тарифу по країні немає: кожне БТІ встановлює власні тарифи, тому точну вартість у вашому випадку підтверджує менеджер до оформлення замовлення. Загальні орієнтири за строками дають чинні правила архівних установ:

Показник	Значення	Джерело
Строк при використанні довідкового апарату архіву	15 календарних днів	Порядок видачі архівних довідок, Дія (перевірено 11.09.2026)
Строк виконання запиту в окремих архівах	від 7 до 30 днів	КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради (перевірено 11.09.2026)
Довідки для соціального захисту громадян	безоплатно	Порядок надання архівних довідок (перевірено 11.09.2026)

Якщо архівні справи потребують додаткового пошуку або справа передана до іншого сховища, строк може бути довшим за базовий. Плануйте замовлення заздалегідь, особливо якщо довідка потрібна до конкретної дати угоди або засідання суду.

Скільки діє архівна довідка БТІ

Закон не встановлює єдиного строку дії архівної довідки: його визначає та установа, для якої ви приносите документ. Нотаріуси зазвичай просять свіжий документ, бо довідка фіксує стан реєстрацій на момент видачі. Для суду строк дії також визначає суддя або сторона процесу. Практична порада: перед замовленням уточніть у свого нотаріуса чи в суді, який строк дії документу вони приймають, і лише тоді подавайте заяву. Так ви не заплатите двічі за одну й ту саму довідку.

Сценарій: довідка для оформлення спадщини

Ситуація: після смерті батька спадкоємець оформлює будинок, придбаний у 2008 році. Нотаріус просить підтвердити право власності померлого.

Кроки: спадкоємець подає до БТІ за місцем розташування будинку письмову заяву, додає свідоцтво про право власності померлого та свій паспорт. Оплату проводить за реквізитами установи. Якщо їздити немає часу, заявку можна оформити онлайн, а отримання довірити представнику за нотаріальною довіреністю.

Результат: довідка про наявність права власності станом на 31.12.2012 підтверджує право померлого, нотаріус вносить дані у спадкову справу та згодом видає свідоцтво про право на спадщину. Орієнтовний строк виготовлення: від 7 до 30 днів залежно від установи.

Як перевірити справжність довідки

Довідку про прийняття документів та про зареєстровані дані видає саме та архівна установа, яка зберігає відповідні архівні документи (джерело: Укрдержархів, перевірено 11.09.2026). Звідси й простий спосіб перевірки: звірте реквізити установи, підпис відповідальної особи та печатку, а за сумнівів зателефонуйте або напишіть безпосередньо до БТІ, який видав документ. Єдиної публічної онлайн-бази для перевірки архівних довідок наразі немає, тому підтвердження через установу-видавця залишається основним способом. Для нотаріуса це рідко стає проблемою: запит нотаріуса він надсилав сам, тому походження довідки йому відоме.

Перед подачею заяви перечитайте матеріал запит до архіву: як написати заяву: правильно сформульована мета запиту скорочує час виконання, бо установа одразу розуміє, які саме дані вам потрібні.