Контакти

Як з нами зв’язатися

Ця сторінка збирає все, що стосується зворотного зв’язку: куди писати, як правильно сформулювати запит і коли на нього відповіли. Найпростіший спосіб зв’язку, це електронне звернення через форму на сайті або лист на пошту. У зверненні одразу вказуйте, який саме документ або довідка вам потрібні, для якої мети та в якому регіоні шукаються відомості: це скорочує час на уточнення.

Якщо питання стосується архівної довідки, формулюйте запит письмово. Усні звернення рідко фіксуються, тож письмовий запит, зареєстрований належним чином, дає вам гарантію, що він потрапить у чергу на опрацювання.

Скільки чекають на відповідь

Строк відповіді залежить від типу звернення. Для запитів про архівну довідку діє загальне правило: максимальний строк, 30 днів з моменту реєстрації запиту. Це не середній строк, а граничний: простіші запити часто опрацьовують швидше, але законодавство відводить архівній установі саме місяць на пошук відомостей і підготовку відповіді.

Відлік починається не з моменту відправки листа, а з реєстрації запиту в установі. Тому, якщо ви надсилаєте звернення поштою, закладіть додатковий час на доставку. Зареєстрований запит, це ваша точка відліку: за потреби ви завжди можете уточнити статус саме за номером реєстрації.

Якщо довідку призупинено

Окрема ситуація: ви чекаєте на довідку, а архівна установа повідомляє про її призупинення. Це не відмова, а тимчасова зупинка опрацювання, найчастіше через об’єктивні причини: фонд не описаний, документи тимчасово недоступні або потрібне уточнення від вас.

У такому разі:

• уточніть письмово причину призупинення та орієнтовний строк відновлення;
• надайте додаткові відомості, якщо їх запитують: повні імена, дати, місце проживання;
• зберігайте листування: воно підтверджує, що ви не пропустили запит установи.

Що писати у запиті

Щоб відповідь прийшла швидше, у зверненні варто вказати:

1. ПІБ особи, щодо якої потрібні відомості (для жінок, також дошлюбне прізвище).
2. Дату народження або хоча б приблизний період.
3. Місце проживання або події (населений пункт, район).
4. Тип документів, які вас цікавлять, і мету отримання.
5. Зворотну адресу або email для відповіді.

Чим точніші вихідні дані, тим менше уточнень і тим ближче реальний строк до мінімального, а не до граничних 30 днів.