Архівна довідка про заробітну плату: зразок заяви, дані та порядок отримання

Архівна довідка про заробітну плату, це офіційний документ, яким архів підтверджує розмір вашого заробітку за періоди, коли інших доказів немає. Її найчастіше вимагає Пенсійний фонд для розрахунку пенсії або підтвердження пільгового стажу, особливо коли підприємство вже ліквідоване, а трудова книжка не містить потрібних відомостей. Порядок видачі таких довідок затверджено наказом Мін’юсту України від 02.03.2015 № 295/5.

Хто готує архівні довідки

Довідку видає та установа, яка зберігає документи. Якщо підприємство працює, звертайтеся до його архівного підрозділу, кадрової служби або бухгалтерії: саме там ведуться особові рахунки і журнал реєстрації довідок про роботу, стаж, заробітну плату.

Якщо підприємство ліквідоване, документи передаються на державне або комунальне зберігання. Тоді довідку готує державний архів області або архівний відділ міської ради. У деяких містах діють спеціалізовані установи, наприклад КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради, де строк виконання запиту становить від 7 до 30 днів (дані з сайту міськради, перевірено 11.09.2026).

Окремий випадок: довідку про прийняття документів на зберігання видає архівна установа, яка їх прийняла. Такий документ потрібен, наприклад, для державної реєстрації припинення юридичної особи, і його також подають до ЦНАП у складі пакета на реєстрацію.

Зразок заяви: які дані вказати

Заява подається у письмовій формі, і інформація видається саме на її підставі. Звернутися можна особисто або через довірену особу з нотаріально засвідченим дорученням (порядок роз’яснюється, зокрема, на сайті Львівської обласної державної адміністрації, перевірено 11.09.2026). Зразок заяви на архівну довідку про заробітну плату вам нададуть у самому архіві, але зміст ви маєте сформулювати самі. Без точних даних архів просто не зможе знайти ваші особові рахунки.

У заяві обов’язково зазначте:

• прізвище, ім’я, по батькові та адресу для відповіді;
• повну назву підприємства на момент вашої роботи (з урахуванням перейменувань);
• структурний підрозділ: цех, відділ, дільницю;
• посаду та період роботи;
• за який час і в якій розбивці потрібна зарплата: помісячно або за роки;
• мету отримання довідки (для Пенсійного фонду, для підтвердження пільгового стажу).

До заяви додайте копію трудової книжки з записами про роботу на цьому підприємстві. Це головний орієнтир для архівіста.

Яка довідка потрібна саме вам

Документ	Що підтверджує	Коли потрібна
Довідка про заробітну плату	Розмір заробітку за період	Розрахунок пенсії, підтвердження доходу
Довідка про підтвердження трудового стажу	Факт роботи, посада, період	Відновлення стажу при втраченій трудовій книжці
Архівна виписка	Окремий фрагмент документа	Коли потрібна лише частина відомостей

Якщо метою є саме стаж, а не дохід, детальніше про це розказано на сторінці Довідка про стаж роботи для пенсійного фонду, а порядок підтвердження записів розібраний у матеріалі про Додаток 5 до порядку підтвердження наявності трудового стажу.

Сценарій: підприємство ліквідоване

Ситуація: жінка оформлює пенсію, її завод закрили у 2003 році, трудова книжка збереглася, але запис про переведення в інший цех відсутній, а для пільгового стажу потрібен саме цей підрозділ.

Кроки: спочатку вона звертається до державного архіву області із заявою та копією трудової книжки, вказує назву заводу, цех, посаду і роки роботи. Архів шукає особові рахунки та накази з особового складу. Якщо фонд переданий у міський архівний відділ, установа надсилає запит за належністю або підказує, куди писати далі.

Результат: архівна довідка про підтвердження трудового стажу із зазначенням підрозділу, підписана керівником архіву. Її приймає Пенсійний фонд разом із трудовою книжкою. Якщо особових рахунків у фонді немає, архів дає письмову відповідь про відсутність відомостей: з нею можна звертатися до вищого архіву або шукати відомості через відомчі архіви галузі.

Строки, реєстрація та зберігання

Строк надання відповіді з використанням тільки довідкового апарату архіву становить 15 календарних днів (дані з Дії.Гайд, перевірено 11.09.2026). Якщо потрібен перегляд справ, строк подовжується, і про це заявника повідомляють. Довідки, копії та витяги, необхідні для соціального захисту громадян, зокрема для пенсії, надаються безоплатно.

Кожна видана довідка реєструється в журналі реєстрації довідок про роботу, стаж, заробітну плату, а до неї може додаватися супровідний лист із зазначенням документів-підстав. Документи з кадрових питань та особові рахунки зберігаються 75 років, тому відомості про роботу радянського періоду в архівах досі можна знайти.

Виправлення запису в трудовій книжці

Якщо в трудовій книжці помилка або неточність, архівна довідка про підтвердження запису в трудовій книжці стає підставою для виправлення. Виправлені відомості вносяться за правилами ст. 49 КЗпП та чинного порядку ведення трудових книжок: неправильний запис не закреслюється, а визнається недійсним, і під ним вноситься правильний.

Попередньо оцінити свій стаж і зрозуміти, яких періодів бракує, можна самостійно: як це зробити, описано в матеріалі Як знайти свій трудовий стаж онлайн.