Строки відповіді архіву за законом

Право на отримання відомостей з архіву та хто може звернутися

Звернутися до державного архіву може будь-яка людина: за власний документ, за документи померлих родичів або за документами юридичних осіб у випадках, передбачених законом. Право громадян на звернення та отримання відповіді закріплене Законом України «Про звернення громадян»: звернення розглядають і вирішують у строк не більше тридцяти днів. Юридичні особи мають таке ж право на запит до архівних установ.

Архівні довідки потрібні для підтвердження трудового стажу, заробітної плати, навчання, нагород, реабілітації, для органів соцзахисту, судів, нотаріусів та закордонних інстанцій. Обласний архів зберігає документи установ свого регіону, тому важливо одразу визначити, куди саме писати.

Коли звертатися до державного архіву, а коли до РАЦС

Розмежування просте: якщо потрібна довідка про реєстрацію акта цивільного стану (народження, шлюб, смерть), звертайтеся до РАЦС або архівного відділу, де зберігаються актові записи. Якщо потрібні дані про стаж, зарплату, навчання чи роботу на підприємстві, яке вже ліквідоване, документи шукатимуть у державному або обласному архіві.

Актові записи зберігаються у РАЦС постійно, тому довідку про народження можна отримати незалежно від року. Кадрові ж документи підприємств передаються на архівне зберігання після ліквідації установи, і саме тоді без архівної довідки стаж не підтвердити.

Вимоги до запиту фізичних осіб (Форма № 1)

Фізичні особи подають запит за Формою запиту № 1. У ній обов’язково вказують:

• прізвище, ім’я, по батькові заявника, адресу та контактні дані;
• для кого потрібна довідка (себе чи родича) і ступінь спорідненості;
• яке питання треба підтвердити (стаж, зарплата, навчання тощо);
• дані для пошуку документів в архіві: назва підприємства чи установи, посада, період роботи, місце розташування організації.

Чим точніші вихідні дані, тим швидше архівіст знайде справу. Якщо не пам’ятаєте точну назву підприємства, вкажіть хоча б район і приблизні роки роботи. Анонімними вважаються запити без зазначення адреси для відповіді або таких даних, за якими неможливо ідентифікувати заявника: їх розгляду не підлягають.

Вимоги до запиту юридичних осіб (Форма № 2)

Юридичні особи подають запит за Формою запиту № 2. У ній зазначають повну назву організації, її адресу, підставу звернення (запит суду, вимога законодавства, службова потреба), а також перелік відомостей і період, за який потрібні документи. Запит підписує керівник або уповноважена особа, за потреби додається підтвердження повноважень.

Куди та як подати запит

Запит можна подати кількома способами: надіслати поштою до архівного відділу чи обласного архіву, принести особисто на прийом, або скористатися Порталом Дія, де доступна подача запитів на архівні довідки в електронній формі. Після реєстрації запиту заявник отримує підтвердження, і саме з цієї дати відлічуються строки.

Особистий прийом громадян в архівах дає змогу одразу уточнити дані для пошуку з архівістом: це часто скорочує час на доопрацювання запиту.

Порядок виконання запитів і терміни виконання

Порядок виконання запитів такий: реєстрація звернення, визначення профільності, пошук документів у фондах, підготовка довідки, копії чи витягу, затвердження керівництвом архіву та надсилання відповіді. Загальний строк розгляду звернень за Законом України «Про звернення громадян» не може перевищувати 30 днів.

Тип запиту	Орієнтовний строк
Запит на архівні документи (стандартний)	до 30 днів
Зареєстрований запит, що потребує пошуку у фондах	до 30 днів
Запити до окремих обласних архівів (наприклад, Львівська ОДА)	до 30 днів
Запити до окремих архівних відділів (наприклад, Сарни)	від 7 до 30 днів

Якщо для виконання запиту потрібне розширене дослідження фондів, архів може продовжити строк, повідомивши заявника про причини та новий термін. Продовження строку виконання запиту оформлюється письмово, а не мовчазним очікуванням.

Форма архівної довідки: довідка, копія чи витяг

Архів може видати три типи документів. Архівна довідка містить текст викладу відомостей з документів, підписаний керівником архіву та завірений печаткою. Копія документа відтворює оригінал повністю, а витяг, лише потрібну частину. Для органів соцзахисту зазвичай потрібна саме довідка про стаж чи зарплату, для судів іноді доцільніша копія наказу.

Архівні довідки про трудовий стаж і зарплату для соцзахисту

Типовий сценарій: людина працювала на ліквідованому заводі, а для призначення пенсії потрібне підтвердження періоду роботи та заробітку.

• Ситуація: пенсіонеру потрібна довідка про зарплату за 1985–1990 роки на підприємстві, яке припинило існування.
• Кроки: визначаєте, до якого обласного архіву передані документи підприємства, заповнюєте Форму запиту № 1 із назвою заводу, посадою та періодом, подаєте запит через Портал Дія або поштою.
• Результат: архівна довідка про стаж і заробітну плату, яку подаєте до органу Пенсійного фонду разом із заявою.

Для контексту: розмір мінімальної заробітної плати у 2026 році становить 8647 грн (дані Пенсійного фонду України, перевірено 13.09.2026). Ця цифра важлива для ФОП, які підтверджують періоди діяльності: з 01.01.2025 призупинено дію пункту 9-19 розділу VIII Закону № 2464-VI, тож сплата ЄСВ стала обов’язковою для всіх ФОП (джерело: ПФУ, перевірено 13.09.2026), і сплачені періоди потім підтверджуються саме через архівні та податкові документи.

Використання довідки за кордоном: апостиль

Якщо архівну довідку потрібно подати за межами України, її засвідчують штампом апостиля. Порядок такий: отримуєте оригінал довідки з печаткою архіву, подаєте його до уповноваженого органу для проставлення апостиля, за потреби робите нотаріально засвідчений переклад мовою країни призначення. Для країн, з якими діють двосторонні договори про правову допомогу, апостиль може не вимагатися, тому цей момент варто уточнити в приймаючій інстанції заздалегідь.

Причини відмови, непрофільні запити та оскарження

Архів відмовить або поверне запит, якщо не вказані дані для пошуку, запит анонімний або відомості відносяться до компетенції іншої установи. Непрофільний запит архів протягом п’яти днів пересилає за належністю та повідомляє про це заявника.

Якщо у відповіді відмовлено безпідставно або строк пропущено, діють норми Закону України «Про звернення громадян»: скаргу можна подати вищому керівництву архівної установи або до органу, якому вона підпорядкована. У скарзі зазначають дату подання запиту, його реєстраційні дані та суть порушення. Якщо справа дійде до суду, інформацію про набрання рішенням законної сили можна перевірити в Єдиному державному реєстрі судових рішень. Для окремих категорій звернень діють свої контролюючі органи: наприклад, декларування зброї здійснюється в органах Національної поліції України, а державний контроль за дотриманням мовного законодавства здійснює Уповноважений із захисту державної мови. Питання визнання іноземних кваліфікацій та періодів навчання, підтверджених архівними довідками, вирішує компетентний орган з визнання.

Короткий чек-лист перед подачею запиту

1. Визначте установу: державний чи обласний архів, архівний відділ або РАЦС.
2. Зберіть дані для пошуку документів: назва підприємства, посада, роки роботи.
3. Оберіть правильну форму: Форма запиту № 1 для фізичних осіб, Форма запиту № 2 для юридичних.
4. Подайте запит поштою, особисто або через Портал Дія і зафіксуйте дату реєстрації.
5. Очікуйте відповідь у межах 30 днів; при продовженні строку вимагайте письмового повідомлення.
6. Для використання за кордоном заплануйте час на апостиль і переклад.