Архівна довідка про навчання: зразок та підтвердження факту навчання

Що таке архівна довідка про навчання і коли вона потрібна

Архівна довідка про навчання, це офіційний документ, який архівна установа або навчальний заклад видає на письмовий запит і який підтверджує факт, період і зміст навчання. Вона замінює втрачений диплом або записи в трудовій книжці, коли оригінали не збереглися.

Найчастіше довідка потрібна, щоб:

• підтвердити стаж для пенсії: порядок підтвердження стажу за відсутності трудової книжки визначає постанова КМУ від 12.08.1993 № 637;
• працевлаштуватися, якщо роботодавець вимагає документальне підтвердження освіти;
• визнати іноземну кваліфікацію: рішення за результатами процедури визнання ухвалює компетентний орган з визнання;
• поновити втрачені документи про освіту.

Де отримати архівну довідку: три канали

Відповідь залежить від того, чи існує навчальний заклад. Якщо заклад діє, звертайтеся до його архіву або канцелярії. Якщо заклад ліквідований чи реорганізований, його документи передані на зберігання до державного архіву за місцем розташування. Третій канал: запит щодо документів про освіту через Міністерство освіти і науки України, якщо відомостей у регіональному архіві немає.

Як отримати довідку, якщо навчальний заклад ліквідований

Ситуація: університет, у якому ви навчалися, припинив діяльність, а диплом втрачено.

1. З’ясуйте, до якого державного архіву передані документи закладу: зазвичай це архів області або міста, де заклад був розташований.
2. Подайте письмову заяву особисто або через довірену особу з нотаріально засвідченим дорученням: інформація з архівних фондів видається саме на підставі письмової заяви.
3. Отримайте довідку або письмову відповідь про відсутність відомостей.

Результат: довідка державного архіву має таку саму підтверджувальну силу, як документи самого закладу. При ліквідації юридичної особи архівна установа, яка прийняла документи на зберігання, видає також довідку про їх прийняття, і це підтверджує, де саме шукати відомості про навчання.

Як скласти заяву на архівну довідку (зразок)

Заява подається у письмовій формі. Зміст для двох випадків відрізняється лише даними про заклад.

До архіву навчального закладу:

Прошу видати архівну довідку про те, що я, (ПІБ), навчався/навчалася у (повна назва закладу) у період з (рік) по (рік) на (факультет, спеціальність). Документи про освіту втрачено. Довідка потрібна для (мета). ПІБ, адреса, телефон, дата, підпис.

До державного архіву додайте повну назву ліквідованого закладу та його адресу на час навчання: так пошук у фондах іде швидше.

Якщо не можете подати заяву особисто, оформіть доручення. Нотаріус засвідчує будь-яку довіреність, а в окремих випадках це можуть зробити й без нотаріуса: довіреності на отримання зарплати, стипендії, пенсії, аліменти та кореспонденцію має право посвідчити організація за місцем роботи, навчання чи проживання, а довіреності військовослужбовців, командири військових частин, установ і військово-навчальних закладів.

Зразок архівної довідки та обов’язкові реквізити

Порядок виконання архівними установами запитів та оформлення архівних довідок затверджено наказом Мін’юсту України від 02.03.2015 № 295/5. За ним довідка містить:

• назву архівної установи, вихідний номер і дату;
• ПІБ особи, про яку надано відомості;
• фактичні дані з документів: період навчання, назва закладу, факультет, спеціальність;
• посилання на архівні документи, на підставі яких складено довідку;
• підпис керівника архіву та печатку.

Якщо відомості не знайдено, архів надає письмову відповідь про відсутність документів: ця відповідь теж має значення для подальших дій.

Строк виготовлення та вартість

Канал	Строк	Вартість
Архів навчального закладу	установлює сам заклад	уточнюйте в закладі
Державний архів	15 календарних днів, якщо достатньо довідкового апарату; до 30 днів, якщо треба опрацювати архівні документи	безоплатно для соціального захисту громадян
Комунальний архів (наприклад, КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради)	від 7 до 30 днів	за правилами архіву

Строк у 15 календарних днів для пошуку за довідковим апаратом визначено Порядком № 295/5. Надання архівних довідок, копій або витягів, потрібних для соціального захисту, здійснюється безоплатно. Для інших цілей умови уточнюйте в конкретному архіві.

Вимоги до оформлення документів навчального закладу (наказ № 249)

Вимоги до оформлення документів про освіту, які видає заклад, затверджені наказом Міністерства освіти і науки України від 06.03.2015 № 249: вони стосуються бланків, підписів і печаток на дипломах та супровідних документах. Архівну довідку ці вимоги не стосуються: архів не видає нові документи про освіту, а підтверджує відомості зі своїх фондів за правилами наказу Мін’юсту № 295/5.

Академічна довідка, витяг з навчального плану та дублікат диплома

Ці документи часто плутають, але призначення в них різне:

Документ	Хто видає	Для чого
Архівна довідка	архів або заклад	підтверджує факт і період навчання
Академічна довідка	навчальний заклад	фіксує дисципліни, години та оцінки
Архівний витяг з навчального плану	заклад або архів	перелік предметів конкретного періоду
Дублікат диплома	заклад або його правонаступник	замінює втрачений документ про освіту

Орієнтовний зразок архівної довідки не можна використовувати як форму академічної довідки: академічна довідка оформлюється на бланку закладу за наказом № 249, а архівна за правилами Мін’юсту. Якщо заклад ліквідований без правонаступника, дублікат диплома отримати неможливо, і архівна довідка стає єдиним способом підтвердити здобуту освіту.

Порядок видачі дублікатів документів про вищу освіту

Дублікат диплома видає той самий заклад, що видав оригінал, або його правонаступник. Підстава для видачі: заява випускника та документальне підтвердження, що оригінал втрачено або зіпсований. Оформлюється дублікат на бланку суворого обліку за вимогами наказу МОН від 06.03.2015 № 249, з тими самими підписами і печатками, що й оригінал.

Практичний алгоритм простий: подайте в деканат або архів закладу заяву із зазначенням року видачі та серії втраченого диплома, якщо ці дані збереглися. Якщо заклад реорганізований, його функції та документи переходять правонаступнику, і саме він видає дублікат. Коли правонаступника немає, видати дублікат нікому: у цій ситуації підтверджувати освіту доведеться архівною довідкою державного архіву, де зберігаються фонди закладу.

Що підготувати для запиту

1. Прізвище, ім’я та по батькові, у тому числі дівоче прізвище, якщо воно змінювалося.
2. Дати початку і завершення навчання, хоча б приблизні роки.
3. Повну назву закладу, факультет і спеціальність.
4. Документ про зміну прізвища, якщо він є.
5. Копію диплома або студентського квитка, якщо збереглися.
6. Контактні дані для отримання відповіді.