Додаток 5 до Порядку підтвердження наявного трудового стажу: зразок заповнення довідки командира військової частини

Додаток 5 до Порядку підтвердження наявного трудового стажу, це довідка командира військової частини, яку використовують для підтвердження періодів військової служби, коли в трудовій книжці немає відповідних записів або книжки взагалі немає. Форму цього додатка затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 № 637 «Про затвердження порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній». Нижче розберемо, як довідка має виглядати у заповненому вигляді, чим вона відрізняється від інших додатків Порядку і що робити, якщо частина відмовляє у видачі.

Постанова КМУ від 12.08.1993 № 637: навіщо вона потрібна

Постанова № 637 діє з 1993 року і досі залишається базовим документом для тих, хто підтверджує стаж для призначення пенсії за Законами України «Про пенсійне забезпечення» та «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування». Порядок описує, які документи приймає Пенсійний фонд України, коли трудової книжки немає або в ній пропущені окремі періоди.

Практично це означає: якщо ви служили в армії, працювали без оформлення, займалися підприємництвом до певної дати або доглядали дитину чи хворого родича, для кожної такої ситуації Порядок передбачає свій тип підтверджувального документа. П’ять додатків до Порядку, це готові бланки, які органи та установи заповнюють за вашою заявою.

Порівняльна таблиця додатків 1–5 Порядку № 637

Додаток	Тип документа	Для якого стажу	Хто видає
Додаток № 1	Довідка про сплату страхових внесків	Періоди роботи до запровадження персоніфікованого обліку	Роботодавець або архів
Додаток № 2	Довідка військового комісаріату	Військова служба, коли дані є у військкоматі	Військовий комісаріат
Додаток № 3	Довідка МВС	Служба в органах внутрішніх справ	Підрозділ МВС
Додаток № 4	Довідка про службу в інших формуваннях	Служба в окремих державних формуваннях	Відповідне формування
Додаток № 5	Довідка командира військової частини	Періоди служби безпосередньо в частині	Командир військової частини

Така таблиця допомагає не плутати документи: кожен додаток прив’язаний до конкретного типу стажу і конкретного органу, який його підтверджує.

Коли потрібна довідка військкомату (додаток 2), а коли довідка командира частини (додаток 5)

Розмежування просте. Якщо військова частина, де ви служили, існує і зберегла документи, звертайтеся безпосередньо до неї: командир видає довідку за формою додатка 5. Це основний і найшвидший шлях.

Довідка військового комісаріату за додатком 2 потрібна в інших ситуаціях: коли частину розформовано або ліквідовано, коли особова справа передана на зберігання до військкомату, або коли підтверджують службу за призовом у далекі роки і документи частини недоступні. Військкомат працює з архівними даними про проходження служби.

Приклад: сержант, звільнений у запас у 1990 році, шукає довідку про службу в частині, яка досі діє, тож пише запит командиру цієї частини (додаток 5). Офіцер, частина якого розформована у 2000-х, звертається до військового комісаріату за місцем зберігання особової справи (додаток 2).

Зразок заповнення додатка 5: що має містити довідка командира військової частини

Додаток 5 заповнює не заявник, а командир частини або уповноважена ним особа. Ваше завдання, це подати заяву і перевірити готовий документ. У довідці мають бути такі елементи:

• Назва військової частини та її належність до виду Збройних Сил чи відомства, без скорочень, які ускладнюють ідентифікацію.
• Прізвище, ім’я та по батькові військовослужбовця повністю, без ініціалів.
• Період служби: дата зарахування до частини та дата вибуття, з точністю до дня.
• Посада та військове звання на період служби.
• Підстава: номер і дата наказу про зарахування до списків частини та про виключення з них.
• Підпис командира із зазначенням посади та відбиток печатки частини.

Типова помилка при заповненні: довідка без наказу-підстави. Пенсійний фонд не може перевірити період служби, якщо в документі немає посилання на наказ, і повертає довідку на дооформлення. Тому перед подачею перевірте, чи вказана підстава, чи збігаються дати з військовим квитком і чи стоїть кругла печатка частини, а не штамп канцелярії.

Що робити, якщо частина ліквідована або відмовляє у видачі довідки

Якщо частина розформована, її документи передають на архівне зберігання. У такому разі шлях такий: з’ясуйте, до якого архіву чи військового комісаріату надійшла документація частини, і подайте запит туди. Підтвердженням слугуватиме довідка військового комісаріату за додатком 2 або архівна довідка з посиланням на збережені накази.

Якщо частина діє, але відмовляє у видачі, попросіть письмову відповідь із причиною відмови. Далі можна звернутися до вищого командування або до військового комісаріату, який за наявності даних видасть довідку за додатком 2. У крайньому випадку періоди служби, які неможливо підтвердити документами, розглядаються за загальними правилами Порядку, зокрема через свідчення.

Підтвердження стажу без трудової книжки: загальні правила

Трудова книжка, це головний документ про стаж, але не єдиний. Порядок № 637 дозволяє підтверджувати періоди роботи довідками підприємств, виписками з наказів, особовими рахунками, розрахунковими відомостями, членськими квитками профспілок та іншими документами, з яких видно період роботи і посаду.

Якщо ви не впевнені, де шукати документи за минулі роки, почніть з онлайн-сервісів: як знайти свій трудовий стаж онлайн, ми описали в окремій статті Як знайти свій трудовий стаж онлайн: пер. Для періодів із заробітною платою окремо корисна Архівна довідка про заробітну плату: зра, без неї не порахувати заробіток для пенсійної формули.

Підтвердження стажу показаннями свідків

Свідчення, це запасний механізм Порядку № 637: його застосовують, коли документи про роботу не збереглися через пожежу, повінь, війну або ліквідацію підприємства без передачі документів до архіву. Свідки мають знати заявника за спільною роботою в одному колективі і підтвердити період та характер роботи.

Важлива послідовність: спочатку потрібно довести, що документів немає і їх неможливо відновити (запити до архівів, відповіді про відсутність відомостей), і лише потім звертатися до свідчень. Пенсійний фонд оцінює свідчення разом з іншими документами, тому чим більше непрямих підтверджень (членські квитки профспілок, відомості, фото з виробництва), тим надійніше.

Підтвердження підприємницької діяльності

Стаж підприємця до 1 травня 1993 року підтверджують документами фінансових органів: довідками про реєстрацію та про сплату податків за період діяльності. Після цієї дати орієнтуються на документи про сплату страхових внесків, зокрема довідку за формою додатка № 1 до Порядку.

Для періодів, коли внески сплачувалися в межах системи обліку, дані можуть уже міститися в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування, який веде Пенсійний фонд України. Тому перед збором паперів варто отримати витяг з реєстру і побачити, які періоди вже враховані автоматично.

Підтвердження творчої діяльності

Члени творчих спілок підтверджують стаж довідками спілок або їх правлінь, у яких зазначають період членства і характер творчої діяльності. Додатково можуть прийматися документи про сплату внесків та договори з організаціями, для яких виконувалася робота. Як і з іншими періодами, ключова вимога до документа: з нього має бути видно і період, і зміст діяльності.

Підтвердження військової служби в загальному контексті

Окрім додатків 2 і 5, військову службу підтверджують військовим квитком, посвідченням про припис, записами в трудовій книжці та довідками архівів. Порядок № 637 розподіляє ці варіанти так, щоб для кожної ситуації існував робочий документ: діюча частина, ліквідована частина, служба в МВС (додаток № 3), служба в інших формуваннях (додаток № 4).

Практична порада: перед запитом до частини перевірте власні документи. Якщо у військовому квитку є записи про прийняття та зняття з обліку з датами, вони допоможуть скласти точний період для довідки і уникнути розбіжностей.

Догляд за інвалідом, пенсіонером і дітьми

Періоди догляду теж входять до стажу за певних умов. Догляд за дитиною до досягнення визначеного віку підтверджують свідоцтвом про народження дитини та документом про її реєстрацію за місцем проживання заявника. Догляд за інвалідом I групи, дитиною з інвалідністю або пенсіонером, який за висновком закладу охорони здоров’я потребує постійного догляду, підтверджують актом обстеження фактичних обставин здійснення догляду: його складає орган Пенсійного фонду за місцем проживання особи, за якою доглядали.

Зверніть увагу: акт обстеження складають тоді, коли фактичний догляд уже завершився або триває, і саме він, а не особисті заяви, є документом для зарахування періоду до стажу.

Стаж дружин військовослужбовців

Дружини військовослужбовців мають окрему норму Порядку: періоди проживання разом із чоловіком у місцях, де не було можливості працевлаштуватися за фахом, можуть зараховуватися до стажу. Такі періоди підтверджують довідками командирів військових частин про спільне проживання та довідками органів праці або служби зайнятості про відсутність можливості працевлаштування.

Це одна з найчастіше «втрачаних» категорій стажу: жінки десятиліттями супроводжували чоловіків по гарнізонах і не оформлювали жодних документів. Якщо у вас така ситуація, почніть зі збору довідок про переміщення частини: вони є в історії частини і в особовій справі чоловіка.

Добровільний порядок підтвердження стажу

Окрім документального підтвердження, Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» передбачає можливість добровільної сплати внесків за періоди, які не можна підтвердити документами. Це не заміна архівних довідок, а додатковий інструмент для окремих випадків, і рішення про його застосування краще узгоджувати з органом Пенсійного фонду за місцем проживання.

Коли до документів додають додатки: паралелі з іншими процедурами

Логіка «основний документ плюс додатки», яку використовує Порядок № 637, зустрічається й в інших сферах, і це корисно знати, щоб не плутати форми. Наприклад, у процедурах усиновлення до анкети дитини додають копії свідоцтва про народження, рішення про статус дитини-сироти, висновок про стан здоров’я за формою додатка 2 та витяг з історії розвитку дитини (джерело: проєкт нормативного акта Мінсоцполітики, перевірено 13.09.2026). А для виїзду осіб, які супроводжують родичів з інвалідністю, потрібні документи або їх нотаріально засвідчені копії, що підтверджують родинні зв’язки та інвалідність (постанова КМУ, перевірено 13.09.2026).

Схожий принцип діє і в господарських процедурах: митні декларації мають форми МД-2 (ЄАД), МД-3 (додаткові аркуші), МД-6 (доповнення) та МД-8 (специфікація) за наказом митної служби № 651, а звіт про використання коштів Державного фонду регіонального розвитку складають за формою з додатка 2 до відповідного Порядку. Навіть атестація лабораторій вимагає пакета: заяви, переліку факторів, відомостей про засоби вимірювальної техніки, придбання реактивів і кадрове забезпечення. Висновок простий: у кожній процедурі свій набір додатків, і для підтвердження стажу військової служби потрібен саме додаток 5 до Порядку № 637, а не форми з інших сфер.

Строки розгляду та типові причини повернення додатка 5

Пенсійний фонд розглядає документи в строки, визначені законодавством про звернення громадян та про пенсійне забезпечення, тому точну дату рішення краще уточнювати у своєму сервісному центрі. Типові причини повернення довідки командира частини на дооформлення такі:

• відсутність печатки частини або підпису командира;
• немає посилання на наказ про зарахування та виключення зі списків частини;
• дати в довідці не збігаються з даними військового квитка чи особової справи;
• розбіжність прізвища через шлюб без доданого свідоцтва про шлюб;
• довідка видана не на той період, який заявлений у заяві.

Щоб уникнути повернень, збирайте пакет документів комплексно: повний огляд того, що потрібно для призначення пенсії, є в статті Довідка про стаж роботи для пенсійного ф.

Короткий підсумок

Додаток 5, це довідка командира військової частини за формою Порядку № 637, і заповнює її частина, а не ви. Перевірте три речі перед подачею: повні реквізити частини, точні дати служби з посиланням на накази та печатку. Якщо частина ліквідована, звертайтеся до військового комісаріату за додатком 2. І пам’ятайте, що довідка про службу, це лише один елемент пакета: поруч мають бути документи про цивільну роботу, заробітну плату та інші періоди, які ви хочете зарахувати до стажу.