Архівна довідка з університету про навчання

Що це за документ і коли він потрібен

Архівна довідка з університету про навчання, це офіційне підтвердження факту навчання, яке видає виш або архівна установа на підставі збережених документів. Вона потрібна для працевлаштування, нострифікації, пенсійного стажу, підтвердження освіти за кордоном.

У довідці зазначають роки навчання, назву закладу, факультет, спеціальність, форму навчання та присвоєну кваліфікацію. Порядок виконання запитів і оформлення таких довідок затверджено наказом Мін’юсту України від 02.03.2015 № 295/5.

Як замовити довідку: покроково

1. Визначте установу. Якщо виш діє, звертайтеся до його архіву або канцелярії. Якщо заклад реорганізований, документи приймає правонаступник.
2. Складіть письмову заяву. Вкажіть ПІБ, дату народження, роки навчання, факультет і яку саме інформацію потрібно підтвердити. Архівні установи приймають запити особисто або через довірену особу з нотаріально засвідченим дорученням.
3. Дочекайтеся відповіді. Загальний строк виконання запиту до 30 календарних днів; якщо достатньо довідкового апарату архіву, довідку надають за 15 днів. Окремі муніципальні архіви (наприклад, КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради) виконують запити від 7 до 30 днів.

Перелік необхідних документів до запиту

Щоб запит не повернули на доопрацювання, зберіть повний пакет заздалегідь:

• паспорт та ідентифікаційний код;
• документи про зміну прізвища (свідоцтво про шлюб тощо), якщо дані різняться;
• відомості про заклад: повна назва на момент навчання, роки, факультет, група;
• нотаріальне доручення, якщо подає представник;
• для родичів померлого випускника: документи, що підтверджують родинний зв’язок (свідоцтво про народження, про шлюб), і за потреби свідоцтво про смерть.

Бланки зразків заяв

Єдиного державного бланка заяви немає: кожна архівна установа працює за власним порядком видачі довідок. Тому перед подачею відкрийте сайт архіву або вишу і знайдіть там орієнтовний зразок. Якщо зразка немає, заява пишеться у вільній формі, але обов’язково з ПІБ, датою народження, роками навчання, назвою закладу та чітким переліком відомостей, які потрібно підтвердити, і адресою для відповіді.

Замовлення довідки поштою

Пошта зручна, коли ви живете в іншому місті або країні. Заяву з копіями документів надішліть рекомендованим листом з описом вкладення на адресу архівної установи. У тексті одразу вкажіть, чи надсилати готову довідку поштою на вашу адресу, і додайте зворотний конверт, якщо установа цього просить. Відправляйте завчасно: строк виконання запиту рахується з моменту надходження листа, а не з дати відправлення.

Замовлення довідки онлайн або електронною поштою

Багато архівів приймають запити на електронну пошту, вказану на їхніх сайтах: у листі скануйте заяву і паспорт. Деякі установи мають форми електронних звернень на сайтах. Відповідь теж можуть надіслати електронним документом, але для апостиля чи подачі за кордон зазвичай потрібен паперовий оригінал, тому уточнюйте спосіб видачі одразу в запиті.

Якщо університет ліквідований

Сценарій: випускник закінчив інститут у 1990-х, заклад ліквідовано.

• Крок 1. З’ясуйте, куди передали документи: зазвичай це обласний державний архів за місцем розташування закладу або архів правонаступника. Довідку про прийняття документів видає саме та архівна установа, яка зберігає фонд.
• Крок 2. Подайте заяву з максимальною кількістю деталей: повна назва закладу на момент навчання, роки, факультет, номер групи.
• Крок 3. Якщо документи не знайшли, архів надає відповідь про відсутність відомостей. Тоді шукайте особову справу у фондах деканату, свідоцтва про присвоєння кваліфікації або звертайтеся до суміжних фондів того ж регіону.

Порівняння: який документ замовляти

Ситуація	Документ	Де отримати
Підтвердити факт навчання для роботи чи стажу	Архівна довідка	Архів вишу або держархів
Перевестися чи відновитися після відрахування	Академічна довідка	Деканат діючого вишу
Показати оцінки за окремі дисципліни	Витяг з залікової відомості	Архів вишу

Терміни та вартість

Строк виконання запиту за порядком Мін’юсту № 295/5: до 30 календарних днів, з використанням лише довідкового апарату архіву, 15 днів. Довідки, копії та витяги, необхідні для соціального захисту громадян, видаються безоплатно (за даними порталу Дія, перевірено 11.09.2026). В інших випадках тариф уточнюйте в конкретній установі.

Окремий момент: довідка архівної установи про прийняття документів, що підлягають довгостроковому зберіганню, потрібна також для держреєстрації припинення юридичної особи в результаті ліквідації. Це той самий тип документа, але для організацій, а не для фізичних осіб.

Завіряння, апостиль і дублікати

Копії документів про освіту завіряє установа, де зберігаються оригінали: архів засвідчує копію підписом і печаткою. Для використання за кордоном на довідку чи диплом ставлять апостиль у Міністерстві освіти і науки або Міністерстві закордонних справ залежно від типу документа.

Якщо диплом втрачено, замовляють дублікат у вишу, який видав документ (або в правонаступника). При помилці в прізвищі чи датах подають заяву про виправлення з документами, що підтверджують правильні дані. Електронний запис у ЄДЕБО перевіряють на офіційному порталі за номером документа або QR-кодом: він допомагає підтвердити автентичність, але не замінює архівну довідку про навчання.